AI Act e alfabetizzazione AI: come formare il personale in azienda

L'AI è già in azienda: il personale è pronto a usarla?

In molte organizzazioni l'intelligenza artificiale è entrata senza un vero progetto: un assistente per scrivere email, uno strumento per riassumere documenti, una funzione AI nel CRM o nel software HR. Chi la usa spesso non ha ricevuto alcuna formazione specifica su come funziona, quali errori può commettere e quali dati è opportuno non condividere.

Il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, noto come AI Act, affronta questo tema in modo diretto con un obbligo che riguarda una platea molto ampia di aziende: l'alfabetizzazione in materia di IA, o AI literacy. In questo articolo vediamo cosa dice la norma, chi coinvolge e come costruire un programma di formazione concreto e documentabile.

Nota importante: questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. Per valutare gli obblighi specifici della tua organizzazione rivolgiti a un professionista qualificato.

Cosa dice la norma

L'AI Act è il Regolamento (UE) 2024/1689, entrato in vigore il 1 agosto 2024. Le sue disposizioni si applicano in modo graduale.

Le tappe principali:

• 2 febbraio 2025: si applicano l'articolo 4 sull'alfabetizzazione in materia di IA e i divieti relativi alle pratiche di IA vietate
• 2 agosto 2025: si applicano gli obblighi per i modelli di IA per finalità generali
• 2 agosto 2026: è prevista l'applicazione di gran parte delle restanti disposizioni

A livello europeo si discute di possibili rinvii per alcune parti del Regolamento: è bene seguire gli sviluppi ufficiali. L'obbligo di alfabetizzazione, però, è già applicabile da febbraio 2025.

L'articolo 4 stabilisce che fornitori e deployer di sistemi di IA adottano misure per garantire, nella misura del possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del proprio personale e delle altre persone che si occupano del funzionamento e dell'utilizzo dei sistemi di IA per loro conto. Queste misure devono tenere conto delle conoscenze tecniche, dell'esperienza, dell'istruzione e della formazione delle persone, oltre che del contesto in cui i sistemi sono utilizzati e delle persone su cui ricadono.

In altre parole, la norma non impone un corso standard uguale per tutti: chiede un approccio proporzionato, calibrato su chi usa l'AI, come e con quali conseguenze.

Chi è coinvolto

Il punto che sorprende molte aziende è che l'obbligo non riguarda solo chi sviluppa intelligenza artificiale. Riguarda anche i deployer, cioè le organizzazioni che utilizzano sistemi di IA sotto la propria autorità nell'ambito di un'attività professionale.

Rientrano tipicamente nel perimetro:

• Aziende che usano assistenti AI generativi per attività di ufficio, marketing o assistenza clienti
• Organizzazioni che adottano software con funzioni AI per selezione del personale, analisi dati o gestione documentale
• Enti di formazione e scuole che usano l'AI per creare contenuti o supportare gli studenti
• Pubbliche amministrazioni che introducono strumenti AI nei servizi
• Fornitori e collaboratori esterni che usano sistemi di IA per conto dell'organizzazione

Come costruire un programma di formazione

Un programma di AI literacy efficace non è un evento una tantum, ma un processo. Proponiamo un percorso in cinque passaggi.

1. Mappare gli usi dell'AI in azienda

Non si può formare in modo proporzionato senza sapere dove e come l'AI viene usata. Il primo passo è un censimento degli strumenti, ufficiali e non.

Domande da porsi per ogni strumento:

• Chi lo usa e per quali attività
• Quali dati vengono inseriti, in particolare dati personali o riservati
• Quali decisioni vengono influenzate dall'output
• Chi controlla i risultati prima che abbiano effetti su clienti, dipendenti o cittadini

2. Definire livelli per ruolo

Non tutti hanno bisogno della stessa formazione. Un impiegato che usa un assistente per riformulare testi ha esigenze diverse da chi configura un sistema AI che valuta candidati. Conviene definire pochi livelli chiari, associati ai ruoli aziendali.

3. Stabilire i contenuti minimi

Esiste un nucleo comune che tutto il personale dovrebbe conoscere, a cui si aggiungono approfondimenti per ruolo.

Contenuti di base consigliati:

• Cosa sono i sistemi di IA e in particolare l'AI generativa, in termini comprensibili
• Limiti tipici: errori, informazioni inventate, bias, dipendenza dai dati
• Regole interne: strumenti autorizzati, dati che non si possono inserire, verifica umana
• Tutela dei dati personali e delle informazioni riservate
• Principi essenziali dell'AI Act e responsabilità dell'organizzazione
• A chi rivolgersi in caso di dubbi o problemi

4. Tracciare e documentare le attività formative

L'articolo 4 non prescrive un formato specifico di documentazione, ma poter dimostrare cosa è stato fatto è comunque una buona pratica: aiuta a gestire audit interni, richieste dei clienti e verifiche future. Serve sapere chi ha seguito quale percorso, quando, con quale esito e su quale versione dei materiali.

Cosa conviene registrare:

• Elenco dei partecipanti per ruolo e livello
• Contenuti e versione dei materiali erogati
• Date di completamento e risultati di eventuali verifiche
• Policy interne lette e accettate
• Aggiornamenti successivi e relativi destinatari

5. Prevedere aggiornamenti periodici

Gli strumenti di AI cambiano rapidamente, così come le policy interne e il quadro normativo. Un programma credibile prevede revisioni periodiche dei contenuti e brevi moduli di aggiornamento, ad esempio quando viene introdotto un nuovo strumento o cambia una regola interna.

Ruoli e contenuti: una proposta di schema

Ecco un esempio di come associare ruoli e contenuti formativi. È uno schema di partenza da adattare alla realtà di ogni organizzazione.

Come un LMS aiuta a tracciare e documentare

Gestire tutto questo con fogli di calcolo ed email diventa presto ingestibile. Una piattaforma di e-learning come Moodle offre invece strumenti nativi per organizzare, erogare e documentare la formazione.

Funzioni utili per un programma di AI literacy:

• Percorsi distinti per ruolo, con iscrizioni automatiche tramite gruppi o coorti
• Tracciamento del completamento delle attività e dei corsi
• Quiz di verifica con storico dei tentativi e dei risultati
• Presa visione delle policy interne con registrazione dell'accettazione
• Certificati di completamento e badge
• Report esportabili per audit e verifiche
• Attività di aggiornamento periodico riassegnabili

Un LMS ben configurato trasforma la formazione da adempimento disperso a processo ordinato, in cui ogni attività lascia traccia e può essere ricostruita in caso di necessità. Moodle è open source e può essere integrato con i sistemi aziendali, ad esempio per sincronizzare utenti e ruoli.

Gli errori da evitare

Alcuni approcci rischiano di essere poco efficaci:

• Un unico video generico per tutti, senza distinzione di ruoli
• Formazione erogata una volta e mai aggiornata
• Nessuna verifica dell'apprendimento né registrazione delle attività
• Contenuti scollegati dagli strumenti che il personale usa davvero
• Ignorare i collaboratori esterni che usano l'AI per conto dell'azienda

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ITN si occupa di formazione online e piattaforme Moodle dal 2004 e lavora sull'intelligenza artificiale applicata alla formazione. Possiamo aiutarti a mappare gli usi dell'AI nella tua organizzazione, progettare percorsi per ruolo e configurare una piattaforma Moodle che tracci e documenti ogni attività formativa. Su academy.itn.it trovi anche corsi online dedicati all'AI, tra cui un'introduzione gratuita, da cui partire per la formazione di base.

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